Empresas obrigadas a implementar canais de denúncia. Como pode o ERP apoiar?
A Comissão Europeia, preocupada com a corrupção e ética, criou uma diretiva de proteção de denunciantes de infrações, no âmbito do pacote anti-corrupção. Conheça a diretiva.
Em Portugal, esta diretiva resultou na lei de proteção de denunciantes – Lei 93/2021 -, que obriga todas empresas com 50 ou mais colaboradores a implementar canais de denúncia, já a partir de 18 junho inclusive, e independentemente da sua atividade ou seu setor de atuação.
Para cumprir com esta nova obrigatoriedade, estas empresas – privadas ou públicas -, devem implementar canais de denúncia interna, comprometendo-se ao tratamento célere de todas as denúncias recebidas, com confidencialidade, e garantindo ainda a proteção de dados – RGPD. Estas denúncias podem ter origem nos colaboradores da empresa, ou ainda em entidades externas, como por exemplo fornecedores ou até mesmo clientes.
Estão ainda previstas contraordenações pesadas, que podem ir até 250.000€ consoante a gravidade da denúncia, para as empresas que não implementem estes canais, ou que não tratem as denúncias recebidas com celeridade.
Em suma, todas empresas os denunciantes devem ter à sua disposição um canal próprio de denúncia, de acesso fácil, ficando totalmente protegidos pela lei contra retaliações por parte da empresa. A denúncia deve ser tratada de forma sigilosa por alguém responsável pelo seu tratamento, dentro dos prazos definidos pela lei. Também a política de denúncias da empresa deve estar publicada, bem como definidos os métodos de tratamento e identificados os responsáveis pelo mesmo. As coimas pela não implementação destes canais existem e podem ir até 250.000€.
A sua empresa está preparada?
A implementação de um canal de denúncia na empresa não é um processo complexo, desde que realizado com o apoio das ferramentas certas.
Implementar um fluxo de gestão de denúncias é simples, desde que com recurso a software que automatize processos, garanta a confidencialidade dos dados, e facilite a receção e tratamento das respetivas denúncias – sejam elas feitas por colaboradores da empresa ou entidades externas.
Sendo as empresas obrigadas a esta implementação conseguem desde já fazê-lo no PHC CS, garantindo que nenhuma denúncia ficará por tratar com a confidencialidade e proteção de dados exigida (RGPD), cumprindo todos os requisitos legai e evitando coimas desnecessárias.
Para além disso, o recurso a um ERP para implementação destes canais garante que todo o processo é tratado de forma célere, dentro dos prazos exigidos, e com todos os dados integrados no software de gestão, acessíveis apenas a quem deles deverá ter acesso para o tratamento da respetiva denúncia.
O apoio de um software de gestão é fundamental para garantir o cumprimento de todos os requisitos legais, evitando contraordenações desnecessárias.
O PHC CS apoia as empresas, com uma solução que integra um portal para disponibilizar a entidades externas – como fornecedores e clientes. Para além disso existe ainda a possibilidade de os seus colaboradores colocarem as suas denúncias de forma autónoma, no Portal do Colaborador. Tudo isto garantindo o cumprimento das normas de RGPD.
Escolher um software de gestão que se adapte aos processos de gestão da empresa e apoie a implementação de novas regulamentações é fundamental.
